Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Sergio García, persona natural, identificado con cédula de ciudadanía 1020809294, con domicilio en Bogotá, Colombia (en adelante, «Citeka»), es el responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política cuando se trata de los datos de los negocios que se registran en el servicio.

Contacto para temas de datos personales: [email protected]. Ciudad: Bogotá, Colombia.

2. Alcance y roles

Citeka maneja dos grupos de personas y su rol cambia según cada uno:

• Los Negocios (titulares de cuentas, sus usuarios y profesionales): Citeka es el responsable de sus datos y los trata para prestarles el servicio.
• Los Clientes de cada Negocio (quienes reservan citas): el Negocio es el responsable de sus datos y Citeka actúa como encargado, tratándolos solo para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones del Negocio. Cada Negocio debe contar con su propia autorización y política frente a sus Clientes.

3. Datos que tratamos

• Del Negocio: nombre, documento o NIT, correo electrónico, teléfono, dirección, datos del negocio (nombre, logo, horarios, servicios) y datos de acceso a la cuenta.
• De los Clientes del Negocio: nombre, teléfono, correo electrónico y datos de sus citas (fecha, hora, servicio y profesional).
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, dispositivo y registros de uso, para seguridad y funcionamiento del servicio.
• Pagos: los datos de pago los procesa una pasarela de pagos; Citeka no almacena números completos de tarjeta.

4. Datos sensibles y de menores

Citeka no está diseñado para almacenar historias clínicas, diagnósticos, resultados ni otros datos relativos a la salud, que son datos sensibles según la Ley 1581 de 2012. Pedimos a los Negocios no cargar esa información en el servicio.

Si el Negocio agenda citas de menores de edad, debe obtener la autorización de sus padres o representantes legales. El tratamiento de datos de menores respeta su interés superior y sus derechos fundamentales.

5. Finalidades del tratamiento

Usamos los datos para:

• Crear y administrar la cuenta del Negocio y prestar el servicio contratado (agenda, página de reservas, panel).
• Enviar recordatorios y notificaciones de citas a los Clientes del Negocio, por WhatsApp, correo u otros medios, por instrucción del Negocio.
• Enviar avisos del servicio al Negocio: cambios de precio, renovaciones, seguridad, soporte y cambios en los términos.
• Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
• Brindar soporte, atender peticiones, quejas y reclamos.
• Mejorar el servicio, prevenir fraudes y garantizar la seguridad.
• Enviar información comercial sobre Citeka al Negocio, solo si lo autorizó. Puede retirar esa autorización en cualquier momento.

6. Autorización

El tratamiento de datos requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Citeka la obtiene del Negocio al registrarse, aceptando estos documentos y la casilla de autorización del registro. Para los Clientes del Negocio, la autorización debe obtenerla cada Negocio.

7. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando ya no sean necesarios.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

8. Cómo ejercer tus derechos

Puedes presentar consultas, peticiones o reclamos al correo [email protected], indicando tu nombre, documento, medio de contacto y la solicitud concreta.

Las consultas se responden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, contados desde su recibo, prorrogables en los casos y plazos que prevé la ley. Si eres Cliente de un Negocio, trasladaremos tu solicitud al Negocio responsable de tus datos cuando corresponda.

9. Transmisión, transferencia y proveedores

Para prestar el servicio usamos proveedores que pueden tratar datos por cuenta de Citeka, como servicios de alojamiento (servidores y bases de datos), mensajería por WhatsApp (Meta), correo electrónico, pasarela de pagos e inicio de sesión con Google o Microsoft. Estos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia.

No vendemos datos personales. Solo los compartimos con terceros cuando es necesario para el servicio, cuando lo exige una autoridad competente o con tu autorización.

10. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos, entre ellas conexiones cifradas, control de acceso por roles y separación de la información de cada Negocio.

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales o resolver disputas. Cuando la cuenta se cancela, los datos se eliminan o anonimizan dentro de los plazos de los Términos y condiciones.

11. Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies necesarias para que el servicio funcione, por ejemplo para mantener tu sesión de forma segura. No usamos cookies de publicidad. Si en el futuro usamos cookies de analítica, te lo informaremos y pediremos tu autorización.

12. Registro Nacional de Bases de Datos

Citeka cumplirá con la inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la ley lo exija.

13. Vigencia y cambios en esta política

Esta política rige desde el 5 de octubre de 2026. Las bases de datos de Citeka estarán vigentes mientras exista el servicio y subsistan las finalidades descritas.

Si cambiamos esta política de forma importante, lo informaremos por correo electrónico, WhatsApp o en la página, con anticipación razonable.