Términos y condiciones

1. Quiénes somos y qué es Citeka

Citeka es un servicio de software en línea (SaaS) que permite a negocios que trabajan con citas gestionar su agenda, publicar una página de reservas propia y enviar recordatorios a sus clientes. El servicio es ofrecido por Sergio García, persona natural, identificado con cédula de ciudadanía 1020809294, con domicilio en Bogotá, Colombia (en adelante, «Citeka»).

En estos términos, «el Negocio» es la persona natural o jurídica que crea una cuenta en Citeka, y «los Clientes» son las personas que reservan o reciben servicios del Negocio a través de su página de reservas.

Citeka es una herramienta tecnológica para terceros: los profesionales y negocios (médicos, odontólogos, peluquerías y otros) la usan para ofrecer el agendamiento de citas a sus propios Clientes. Citeka no ofrece sus servicios directamente al público final ni intermedia en la prestación del servicio que el Negocio presta a sus Clientes.

2. Aceptación de estos términos

Al crear una cuenta, iniciar la prueba gratuita o usar Citeka, el Negocio declara que ha leído y acepta estos términos y condiciones y la Política de tratamiento de datos personales. Si no está de acuerdo, no debe usar el servicio.

Quien se registra en nombre de una empresa declara que tiene la facultad de obligarla.

3. Cuenta y registro

• El Negocio debe ser mayor de edad y entregar información veraz y actualizada.
• El Negocio es responsable de mantener la confidencialidad de su contraseña y de toda la actividad que ocurra en su cuenta.
• Cada cuenta corresponde a un negocio. Los usuarios adicionales (recepcionistas, profesionales) actúan bajo responsabilidad del Negocio.
• El Negocio debe avisar a Citeka de inmediato si sospecha de un uso no autorizado de su cuenta.

4. Planes, precios y prueba gratuita

Citeka ofrece planes de suscripción con distintas funciones y límites. Los planes, sus características y sus precios vigentes, expresados en pesos colombianos (COP), se publican en la sección de precios de https://citeka.com. Si Citeka llegara a estar obligado a cobrar IVA, se informará antes de la contratación.

Todos los planes tienen una prueba gratuita de 7 días sin necesidad de registrar tarjeta. Al terminar la prueba, el Negocio debe elegir un plan de pago para seguir usando el servicio. Si no contrata un plan, la cuenta y su página de reservas se suspenden y los datos se conservan durante 30 días para que el Negocio pueda exportarlos o reactivar el servicio; pasado ese plazo se eliminan.

5. Precio de lanzamiento y ajuste anual

Durante el período de lanzamiento, Citeka puede ofrecer un precio promocional a los Negocios que contraten el plan anual. Ese precio aplica únicamente durante los primeros doce (12) meses de la suscripción, y así se informa en la página de precios.

Terminado ese período, la suscripción se renueva al precio de lista vigente al precio de lista vigente en ese momento. Desde el segundo año, el precio se ajustará una vez al año según la variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC) certificada por el DANE para el año inmediatamente anterior, o por la cifra que se informe previamente al Negocio.

Citeka informará cualquier cambio de precio al Negocio, por WhatsApp o correo electrónico, con al menos 30 días de anticipación a la renovación. Si el Negocio no está de acuerdo con el nuevo precio, puede cancelar su suscripción antes de la fecha de renovación sin ningún cargo adicional.

6. Pagos, renovación y cancelación

• Los planes mensuales se renuevan cada mes y los anuales cada año, de forma automática, hasta que el Negocio cancele. Los pagos se procesan a través de una pasarela de pagos autorizada.
• El Negocio puede cancelar en cualquier momento desde su panel. La cancelación evita futuras renovaciones; el servicio sigue disponible hasta el final del período ya pagado.
• Como todos los planes tienen 7 días de prueba gratuita para conocer el servicio antes de pagar, los pagos ya realizados no son reembolsables, salvo lo que la ley disponga de forma obligatoria.
• Si un pago no se realiza, Citeka podrá suspender el acceso al servicio hasta que se regularice, previo aviso al Negocio.

7. Recordatorios por WhatsApp

Los planes que incluyen recordatorios por WhatsApp envían mensajes a los Clientes del Negocio a través de la API oficial de WhatsApp Business. Cada plan tiene un tope mensual de mensajes; el excedente podrá cobrarse según las condiciones publicadas en el plan. El costo se informará al Negocio antes de cobrarse.

El servicio depende de WhatsApp (Meta). Citeka no controla sus políticas ni su disponibilidad, y no garantiza la entrega o lectura de los mensajes.

El Negocio solo debe cargar números de Clientes que hayan autorizado ser contactados, y no puede usar los recordatorios para enviar publicidad ni mensajes no relacionados con sus citas.

8. Datos personales: roles y responsabilidades

Con respecto a los datos de los Clientes que el Negocio carga o recoge a través de Citeka (por ejemplo nombre, teléfono, correo y datos de sus citas), el Negocio actúa como responsable del tratamiento y Citeka como encargado, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).

El Negocio es responsable de obtener la autorización de sus Clientes para el tratamiento de sus datos y de informarles su propia política de tratamiento. Citeka tratará los datos únicamente para prestar el servicio, conforme a su Política de tratamiento de datos personales y a las instrucciones del Negocio.

Citeka no está diseñado para almacenar historias clínicas ni información clínica detallada. El Negocio se compromete a no cargar en Citeka diagnósticos, resultados de exámenes ni otros datos sensibles de salud. Los datos relativos a la salud son datos sensibles y requieren una autorización y un tratamiento especiales.

9. Obligaciones del Negocio frente a los datos de sus Clientes

Como responsable del tratamiento de los datos de sus Clientes, el Negocio se obliga a:

• Obtener de cada Cliente la autorización previa, expresa e informada para tratar sus datos y para contactarlo por WhatsApp, correo u otros medios, y conservar la prueba de esa autorización.
• Contar con su propia política de tratamiento de datos personales e informarla a sus Clientes, cuando la ley lo exija.
• Atender las consultas, reclamos y solicitudes de sus Clientes sobre sus datos (conocer, actualizar, rectificar o suprimir).
• Cargar solo los datos necesarios para agendar la cita, y no pedir ni registrar en Citeka información de salud (diagnósticos, síntomas, tratamientos, resultados) en campos como «motivo de consulta» o «notas».
• Cumplir las normas que rigen su actividad (por ejemplo, las de habilitación y las de historia clínica, que se manejan fuera de Citeka).

10. Citeka como encargado: transmisión de datos

Para los datos de los Clientes del Negocio, Citeka actúa como encargado del tratamiento, y estos términos constituyen el contrato de transmisión de datos entre el Negocio (responsable) y Citeka (encargado). En esa calidad, Citeka se obliga a:

• Tratar los datos únicamente para prestar el servicio y según las instrucciones del Negocio, y no usarlos para fines propios ni venderlos.
• Mantener medidas de seguridad razonables y guardar la confidencialidad de la información.
• Informar al Negocio si detecta un incidente de seguridad que afecte los datos de sus Clientes.
• Dar trámite a las solicitudes de los titulares que el Negocio le traslade, y suprimir o devolver los datos cuando termine el servicio, según los plazos de estos términos.
• Usar proveedores (por ejemplo de alojamiento, mensajería y pagos) que ofrezcan niveles adecuados de seguridad, y responder por ellos frente al Negocio dentro de los límites de estos términos.

11. Uso aceptable

El Negocio se compromete a no usar Citeka para:

• Actividades ilegales, fraudulentas o que vulneren derechos de terceros.
• Enviar spam, publicidad no autorizada o mensajes engañosos.
• Intentar acceder sin permiso a cuentas, sistemas o datos de otros Negocios.
• Interferir con el funcionamiento del servicio, copiarlo o revenderlo sin autorización.
• Publicar contenido ofensivo, que infrinja derechos de autor o que incluya imágenes de personas sin su consentimiento.

12. Citeka es una herramienta para terceros y no presta los servicios del Negocio

Citeka es únicamente una herramienta tecnológica de agendamiento que el Negocio ofrece a sus Clientes. No presta servicios médicos, odontológicos, estéticos ni de ninguna otra clase, no recomienda ni evalúa a los Negocios, y no es parte de la relación entre el Negocio y sus Clientes. La información que se muestra en la página de reservas (servicios, precios, horarios, profesionales) la define y la responde el Negocio. El Negocio es el único responsable de los servicios que presta, de sus precios, de sus habilitaciones y permisos y de la atención de sus Clientes.

13. Contenido del Negocio y propiedad intelectual

• El Negocio conserva todos los derechos sobre su contenido (logo, fotos, textos, datos de sus Clientes) y otorga a Citeka una licencia limitada, no exclusiva, para alojarlo y mostrarlo únicamente con el fin de prestar el servicio.
• El software, la marca Citeka, el diseño y la documentación pertenecen a Citeka. Estos términos no transfieren ningún derecho sobre ellos, salvo el derecho limitado de usar el servicio mientras la suscripción esté vigente.
• El Negocio declara que tiene los derechos para publicar el contenido que carga y que cuenta con el consentimiento por escrito de las personas que aparezcan en él.

14. Disponibilidad del servicio y soporte

Citeka hará esfuerzos razonables para mantener el servicio disponible, pero no garantiza que funcione sin interrupciones ni errores. Podrá haber mantenimientos y fallas de proveedores externos. El soporte se presta por correo electrónico ([email protected]) en horario laboral. Por ahora Citeka no ofrece un compromiso de disponibilidad garantizada.

Citeka recomienda al Negocio llevar una copia de seguridad propia de la información que considere crítica.

15. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley, Citeka no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de citas o de clientes, ni por decisiones que el Negocio tome con base en la información del servicio.

La responsabilidad total de Citeka frente al Negocio por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limitará, como máximo, al valor pagado por el Negocio durante los 12 meses anteriores al hecho que originó la reclamación.

16. Mantener indemne a Citeka

El Negocio responderá frente a Citeka y frente a terceros por los daños, reclamaciones, sanciones y gastos que resulten de su incumplimiento de estos términos o de la ley, en especial por tratar datos de sus Clientes sin la autorización requerida, por cargar datos que no debía cargar, o por la forma en que presta sus propios servicios. El Negocio mantendrá indemne a Citeka frente a esas reclamaciones.

17. Suspensión y terminación

Citeka podrá suspender o cancelar una cuenta si el Negocio incumple estos términos, usa el servicio de forma ilegal o abusiva, o no paga su suscripción, informándole cuando sea posible.

Al terminar la suscripción, el Negocio podrá exportar sus datos durante 30 días. Pasado ese plazo, Citeka eliminará o anonimizará la información, salvo la que deba conservar por obligación legal.

18. Cambios en los términos

Citeka podrá actualizar estos términos. Los cambios importantes se informarán al Negocio por correo electrónico o WhatsApp con al menos 15 días de anticipación. El uso del servicio después de esa fecha implica la aceptación de los nuevos términos; si el Negocio no los acepta, puede cancelar su suscripción.

19. Ley aplicable, jurisdicción y contacto

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las diferencias que surjan se intentarán resolver primero de manera directa y, si no es posible, ante los jueces competentes de Bogotá D.C. Lo anterior se entiende sin perjuicio de los derechos que la ley reconozca a los consumidores.

Para preguntas sobre estos términos puedes escribirnos a [email protected].